Negli ultimi anni, siamo stati testimoni dell'emergere di un forte desiderio da parte dei dipendenti di perseguire sempre maggior flessibilità sul lavoro, tanto da essere disposti persino a cambiare impiego pur di ottenerla.
La flessibilità offre innumerevoli vantaggi ai dipendenti, tra cui una significativa riduzione del burnout, un maggiore grado di soddisfazione sul posto di lavoro e, se gestita in maniera adeguata, un aumento tangibile della produttività. Scegliere di adottare una cultura aziendale agile incentrata sul benessere delle persone e sulla flessibilità consente all'azienda, all'imprenditore e ai dipendenti stessi di operare in un ambiente proficuo, positivo e ricco di propositi.
In questo scenario, lo smart working è uno strumento fondamentale per la sostenibilità aziendale, che garantisce anche un certo risparmio energetico e soprattutto ha effetti positivi sull’ambiente e sulla mobilità cittadina. La riduzione degli spostamenti casa-lavoro consente infatti, un risparmio di emissioni di CO2, del consumo di carta, toner e anche rifiuti.
Se quindi da un lato la flessibilità e lo smart working o la settimana corta favoriscono un miglior equilibrio vita-lavoro e un maggior benessere dei dipendenti, dall’altra garantiscono anche una tutela dell’ambiente. Per questo motivo molte aziende stanno sperimentando modelli organizzativi sostenibili, implementando un piano di risparmio energetico strutturato.
Il Politecnico di Milano ha condotto un'analisi che dimostra come l'adozione dello smart working possa avere un impatto significativo sull'ambiente. Secondo i loro calcoli, l'applicazione di questa pratica consente di ridurre le emissioni di CO2 di circa 450 chilogrammi all'anno per ogni individuo coinvolto. La riduzione degli spostamenti comporta infatti un risparmio di 350 chilogrammi di CO2, le emissioni risparmiate nelle sedi delle organizzazioni che hanno introdotto lo smart working al netto delle emissioni addizionali dovute al lavoro dalla propria abitazione. Considerando il numero attuale di smart worker che ammonta a 3,5 milioni, l'impatto a livello nazionale assume una rilevanza significativa, pari a 1,5 milioni di tonnellate di CO2 risparmiate ogni anno. Questa straordinaria quantità equivale all’assorbimento di CO2 da parte di un’area boschiva estesa ben 8 volte quella del comune di Milano. Questi dati, oltre a essere notevolmente rilevanti, rappresentano un grande slancio verso la tutela dell'ambiente e dimostrano come il lavoro smart possa contribuire in modo significativo alla lotta contro il cambiamento climatico.
In questo articolo, ti daremo quindi alcuni consigli fondamentali che possono aiutare le aziende nella creazione di un ambiente lavorativo flessibile, capace di rendere i dipendenti felici e soddisfatti e allo stesso tempo, tutelano l’ambiente.
Consigli per rendere i tuoi dipendenti più flessibili e produttivi
Nel mondo moderno, le aziende si trovano ad affrontare una serie di sfide sempre più complesse e mutevoli. Per rimanere competitive, è fondamentale adottare soluzioni innovative che consentano flessibilità aziendale, un'organizzazione produttiva e dipendenti sereni e soddisfatti, e di conseguenza più produttivi.
Lavorare in smart working, ovvero da remoto, è quindi da un lato diventato il desiderio di molti dipendenti e dall’altro un obiettivo per molte aziende negli ultimi anni. Tuttavia, nonostante i numerosi vantaggi offerti da questa modalità di lavoro, ci sono alcune difficoltà specifiche che potrebbero mettere a rischio la produttività e la redditività di un'azienda. È quindi fondamentale considerare attentamente alcuni aspetti nell'organizzazione del lavoro per garantire un'ottimale resa in modalità smart working.
Una delle principali sfide del lavoro da remoto è mantenere un adeguato livello di comunicazione e collaborazione tra i membri del team. Senza un contatto faccia a faccia regolare, potrebbe essere difficile scambiare informazioni in modo tempestivo e chiaro.
Ma soprattutto, è importante per ogni azienda favorire un clima sereno, un team di lavoro collaborativo e appagato. Oltre quindi agli strumenti di lavoro indispensabili per garantire una comunicazione aziendale efficace e l’ottimizzazione del lavoro, abbiamo pensato di suggerirvi alcune idee anche per aumentare l'engagement dei dipendenti e il grado di coinvolgimento dei dipendenti dell’azienda. Attività mirate a motivare le persone, migliorare le relazioni umane tra di loro, contribuendo a diffondere un clima virtuoso di energia positiva. L’ambiente di lavoro deve diventare finalmente propulsore di idee nuove, creative e innovative. Un'atmosfera serena, collaborativa e attenta alle diverse esigenze, favorisce il benessere dei propri collaboratori, la loro soddisfazione e felicità.
- Lavorare in cloud
Lavorare in cloud offre alle aziende una serie di vantaggi che favoriscono la flessibilità, l'organizzazione efficiente e la soddisfazione di clienti e dipendenti. La capacità di accedere alle informazioni e archiviarle in modo semplice, sicuro e veloce, ovunque ci si trovi è un catalizzatore per l'innovazione e il successo aziendale. Le aziende possono infatti, rispondere alle richieste dei clienti in modo tempestivo, senza essere vincolate da limitazioni fisiche o geografiche. Non solo, grazie alla condivisione istantanea di documenti e file, i dipendenti possono collaborare in tempo reale su progetti, riducendo i tempi di comunicazione e le inefficienze. Non importa se sono in ufficio, a casa o in viaggio: il cloud offre loro la libertà di lavorare in modo flessibile, aumentando la loro soddisfazione e migliorando il loro equilibrio tra vita lavorativa e personale. Non da ultimo, la sicurezza e la velocità sono aspetti fondamentali per qualsiasi azienda. Con le soluzioni cloud affidabili, le informazioni sono protette da rischi come la perdita di dati o i guasti hardware. Inoltre, i tempi di accesso ai dati sono notevolmente ridotti, consentendo un'esperienza utente fluida e ottimale.
- Usare gli strumenti digitali giusti
È essenziale utilizzare gli strumenti di comunicazione efficaci, come chat aziendali, videoconferenze, CRM e piattaforme di gestione dei progetti, che consentano ai dipendenti di rimanere connessi e di condividere informazioni in tempo reale. Ad esempio, l'utilizzo di strumenti come Asana, Google Drive, Trello, Microsoft Teams o Zoom può favorire la comunicazione costante tra i membri del team, garantendo una migliore collaborazione.
- Centralino telefonico virtuale
Un altro elemento cruciale per garantire la flessibilità aziendale è adottare un centralino telefonico in cloud, come la soluzione Cloudya di NFON. Questa tecnologia avanzata offre una serie di vantaggi che consentono all'azienda di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato. I centralini telefonici virtuali possono infatti essere utilizzati da qualsiasi luogo con una semplice connessione Internet, il che significa che i dipendenti possono lavorare da casa, da un caffè o da qualsiasi altro luogo. Inoltre, offrono una serie di funzionalità che possono aiutare i dipendenti a essere più efficienti, come l’IVR, la gestione delle code di chiamata e le conferenze telefoniche, che consentono di dedicare del tempo per concentrarsi su altre attività. Infine il risparmio sui costi è fondamentale. I centralini telefonici in cloud non richiedono hardware aggiuntivo, riducendo così i costi di acquisto, installazione e manutenzione. Inoltre, le comunicazioni sono centralizzate e possono essere scalate in base alle esigenze dell'azienda, ciò significa che le aziende non hanno bisogno di acquistare un secondo centralino se la loro attività cresce e si aprono nuove filiali.
La possibilità di automatizzare processi e integrare diverse applicazioni nel cloud consente una maggiore efficienza operativa, migliorando i flussi di lavoro e riducendo gli errori umani. Pensa a quanti strumenti utilizza la tua azienda ogni giorno, per essere in contatto con i tuoi clienti costantemente: mail, CRM come Salesforce o Hubspot, telefono, chat, Whatsapp, Microsoft Teams, social. È importante che questi strumenti comunichino tra loro e condividono dati. Questo processo è cruciale per le aziende di tutte le dimensioni, in quanto può aiutare a risparmiare tempo, semplificare il lavoro dei tuoi collaboratori e aumentare la produttività del team. NFON propone diverse soluzioni di business integration e telefonia cloud che possono aiutarti in questo intento. L’azienda offre tecnologie di integrazione aziendale all’avanguardia della telefonia con Teams*, CRM, ERP e servizi di contact center in cloud per gestire tutti i canali di contatto in una singola interfaccia: email, SMS, Webchat, Whatsapp, Facebook Messenger, Video, CRM, Teams e molto altro. Unendo tutti gli strumenti di cui hai bisogno in un’unica piattaforma riduci tempo e denaro, per comunicare con clienti e colleghi facilmente. Tutti i dati dei tuoi interlocutori durante la chiamata saranno visualizzati istantaneamente e saranno a portata di mano. I tuoi clienti non saranno più solo un numero di telefono. Tutto ciò nel pieno rispetto della sicurezza dei dati e della privacy.
- Pianificazione per una corretta gestione del tempo
Un'altra sfida del lavoro da remoto riguarda la gestione del tempo e la capacità di rimanere concentrati. Senza la supervisione diretta dei superiori, i dipendenti potrebbero essere tentati di distogliere l'attenzione dal lavoro e di procrastinare. Inoltre, la mancanza di un ambiente di lavoro strutturato può creare distrazioni e rendere difficile mantenere una routine lavorativa. Per affrontare questa sfida, è importante stabilire obiettivi chiari e specifiche scadenze, nonché pianificare le attività in modo efficiente. Ad esempio, i dipendenti possono utilizzare tecniche di gestione del tempo come la tecnica “Pomodoro”, in cui si lavora per un determinato periodo di tempo, seguito da una breve pausa, per mantenere alti livelli di concentrazione.
- Fiducia e autonomia
È fondamentale promuovere una cultura aziendale basata sulla fiducia reciproca. Nel lavoro da remoto, i dipendenti hanno maggiore autonomia e responsabilità nel gestire le proprie attività. L'azienda deve dimostrare di fidarsi dei propri dipendenti e fornire loro gli strumenti e le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Ad esempio, fornire un accesso sicuro ai file e ai documenti aziendali attraverso una rete VPN (Virtual Private Network) e garantire la disponibilità di una connessione Internet affidabile sono elementi essenziali per agevolare il lavoro da remoto.
L’inclusione e la diversità sono elementi chiave per creare un ambiente di lavoro che promuova l'engagement dei dipendenti. L'azienda che si impegna ad accogliere e valorizzare le differenze individuali, come l'etnia, il genere, l'orientamento sessuale, l'età e le abilità, crea un ambiente in cui i dipendenti si sentono apprezzati e rispettati. Questo porta ad un maggior coinvolgimento dei dipendenti nel lavoro e in generale nell'azienda. Una cultura aziendale inclusiva offre anche un ambiente flessibile in cui i dipendenti possono prosperare. Ciò significa che le politiche aziendali sono orientate a consentire una maggiore flessibilità nell'orario di lavoro, nella modalità di lavoro e nelle modalità di comunicazione. Ad esempio, la possibilità di lavorare da remoto o di avere orari di lavoro flessibili per consentire ai dipendenti di conciliare meglio la vita professionale con quella personale, è un classico esempio. Questa flessibilità permette ai dipendenti di adattarsi alle proprie esigenze e preferenze individuali, migliorando il loro benessere e la loro produttività complessiva. Inoltre, una cultura aziendale inclusiva favorisce l'innovazione e la creatività. Essendo esposti a diverse prospettive e esperienze, i dipendenti possono apportare idee e soluzioni uniche ai problemi aziendali. Ciò porta ad un ambiente di lavoro più dinamico e stimolante, che a sua volta può favorire la flessibilità nel modo in cui il lavoro viene affrontato e gestito.
- Organizzare attività di team building con i propri dipendenti
Infine, è importante favorire momenti di socializzazione e coesione tra i membri del team, anche a distanza. Organizzare incontri virtuali informali o attività di team building può contribuire a mantenere un senso di appartenenza e di collaborazione. Ad esempio, si possono organizzare sessioni di videoconferenze per discutere di argomenti non lavorativi o creare gruppi di discussione tematici su piattaforme di comunicazione aziendale, in modo da stimolare l'interazione e la condivisione di interessi comuni tra i dipendenti. Inoltre si può organizzare attività in presenza che favoriscono la coesione e l’affiatamento del team.
Come abbiamo visto, lavorare in smart working può portare numerosi benefici, ma richiede un'attenta pianificazione e organizzazione da parte delle aziende. Affrontare le sfide specifiche del lavoro da remoto, come la comunicazione efficace, la gestione del tempo, la fiducia reciproca e la coesione di squadra, può consentire di ottimizzare la produttività e la redditività aziendale. Implementando le giuste strategie e utilizzando gli strumenti appropriati, è possibile creare un ambiente di lavoro virtuale efficiente e soddisfacente per dipendenti e azienda. NFON tutti i giorni si impegna a offrire le soluzioni tecnologiche all’avanguardia per le aziende, e gli strumenti giusti per lavorare bene in team anche se fisicamente distanti. Se vuoi scoprire di più sui nostri prodotti, chiedi una consulenza gratuita e senza impegno, ti aiuteremo a trovare la soluzione giusta per te.
